Devil Killer Is Here MiNi Shell
MiNi SheLL

Current Path : /home/vmanager/www/frontend/runtime/cache/8e/
Linux 9dbcd5f6333d 5.15.0-124-generic #134-Ubuntu SMP Fri Sep 27 20:20:17 UTC 2024 x86_64
Current File : //home/vmanager/www/frontend/runtime/cache/8e/8effd8615566dfde475b21354e0d118b.bin
a:2:{i:0;a:2:{i:0;s:13189:" 
                    
                    <h3 class="title" itemprop="headline">Szafy korespondencyjne. Usprawnienie na nowe czasy</h3>
                    <p><span class="glyphicon glyphicon-time" aria-hidden="true"></span> <strong itemprop="datePublished"> 29-04-2021, 14:45</strong>
                        <meta itemprop="dateModified" content=" 29-04-2021, 14:45"/>
                        <div class="hide" itemprop="description">Nowe technologie usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Najważniejsze z nich to digitalizacja i automatyzacja, ale trzeba zacząć od postaw. </div>
                        <div class="hide" itemprop="publisher" itemscope itemtype="https://schema.org/Organization">
                            <meta itemprop="name" content="ksiegowosc.org">
                            <div itemprop="logo" itemscope itemtype="https://schema.org/ImageObject">
                                <meta itemprop="url" content="https://www.ksiegowosc.org/images/loga/ksiegowosc.jpg">
                            </div>
                        </div>
                        <div class="hide" itemprop="image" itemscope itemtype="https://schema.org/ImageObject">
                            <meta itemprop="url" content="https://common.v-manager.pl/uploads/images/articles/67754/crop/800x600/szafykoresp-396624001619700960.webp">
                        </div>
                        <meta itemscope itemprop="mainEntityOfPage" itemType="https://schema.org/WebPage" itemid="https://www.ksiegowosc.org/artykuly/szczegoly/67754"/>
                        
                                        </p>

                    <div class="lorem">
                        <p><strong>Nowe technologie usprawniają zarządzanie dokumentacją w biurze. Najważniejsze z nich to digitalizacja i automatyzacja, ale trzeba zacząć od postaw. Pomocne są też urządzenia, które działają jak paczkomaty.</strong></p><p><strong><img class="img-responsive" src="https://common.v-manager.pl/uploads/source/articles/67754/szafykoresp.webp" alt="Szafy korespondencyjne. Usprawnienie na nowe czasy" width="730" height="486" loading="lazy" /></strong></p><p>Paczkomaty to samoobsługowe urządzenia składające się z zamykanych na kod lub zamek RFID (Radio-Frequency Identification, co oznacza identyfikację za pomocą fal radiowych) skrytek, które służą do nadawania i odbierania przesyłek. Ich popularność rośnie niemal lawinowo, czemu sprzyja błyskawiczny rozwój zakupów online.</p><p>Okazuje się, że podobnie działające maszyny są także bardzo przydatne w biurach. Do czego służą?</p><blockquote>
<p>– Szafy korespondencyjne służą do wymiany dokumentów pomiędzy naszym działem zarządzania dokumentacją, a sekcjami operacyjnymi, które realizują swoje procesy w oparciu o te dokumenty – odpowiada Paweł Ocibiński kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. – To szafa ze skrytkami otwieranymi i zamykanymi przy pomocy karty z czytnikiem RFID. Bardzo sprytne rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić dużo czasu i pomagające w zabezpieczeniu procesu pod kątem dostępu do danych – wyjaśnia.</p>
</blockquote><p>Po umieszczeniu dokumentu lub paczki w danej skrytce do adresata wysyłany jest automatycznie mail z informacją o przesyłce do odbioru. Urządzenie bardzo usprawnia obieg dokumentów i korespondencji. Wcześniej dystrybucją zajmował się pracownik, a proces mógł trwać nawet godzinę. Obecnie odbiór przesyłki zajmuje około minuty.</p><p>Szafa korespondencyjna pozwala też na monitorowanie przebiegu przesyłki. Wiadomo, kiedy i przez kogo została ona umieszczona w skrytce i z niej odebrana. – Taki obieg dokumentów ogromnie zwiększa bezpieczeństwo procesu pod kątem operacyjnym – zauważa Paweł Ocibiński. – Szafa korespondencyjna powinna być dziś częścią każdego biura. Przynosi nie tylko oszczędność czasu i usprawnienie procesu, ale również zwiększenie bezpieczeństwa zdrowotnego w okresie pandemicznym – dodaje.</p><h3 style="text-align:left;">Digitalizacja na 90%</h3><p>Kancelaria w Impel Business Solutions to część działu zarządzania dokumentacją. Zajmuje się obsługą dokumentacji przychodzącej oraz wychodzącej, w tym digitalizacją, archiwizacją oraz dystrybucją. Aby zarządzanie dużym wolumenem dokumentów przebiegało sprawniej, w kancelarii dokonała się transformacja. Szafa korespondencyjna to tylko jedno z wielu usprawnień. Najważniejsza jest digitalizacja, czyli zamienianie dokumentów papierowych na cyfrowe.</p><blockquote>
<p>– Dzięki digitalizacji oszczędzamy czas i pieniądze, a przede wszystkim znacząco ograniczamy ryzyko popełnienia błędów, które przy dużej liczbie dokumentów są nieuniknione – podkreśla Paweł Ocibiński.</p>
</blockquote><p>Jeszcze kilka lat temu cyfrowe dokumenty stanowiły 1% wszystkich dokumentów, dziś ich udział to aż 90%.</p><p>Z niektórych dokumentów tradycyjnych nie można zrezygnować ze względów formalnych i prawnych.</p><blockquote>
<p>– Podczas pandemii skanujemy nawet te dokumenty, które po wpłynięciu do firmy muszą być przekazywane dalej w oryginale, ponieważ trzeba umożliwić do nich dostęp osobom pracującym zdalnie – tłumaczy Paweł Ocibiński. – Czasy, kiedy w biurach przybijano pieczątki i przechowywano stosy papierów w szafach, dawno już się skończyły. W dwudziestym pierwszym wieku nie można polegać na metodach z poprzedniego stulecia, bo dziś są one wysoce nieefektywne – sygnalizuje.</p>
</blockquote><h3 style="text-align:left;">Zorganizowany proces to podstawa</h3><p>Przeprowadzając transformację biura w celu usprawnienia zarządzania dokumentacją trzeba zacząć od podstaw. Ważne jest nawet ustawienie biurek czy urządzeń biurowych, co wpływa na krótszy czas obsługi dokumentów.</p><blockquote>
<p>– My zaczęliśmy od reorganizacji przestrzeni, korzystając z metody 5S. Ten krok przyniósł natychmiastowy efekt w postaci np. skrócenia czasu transportu dokumentów z miejsca segregacji do skanerów. Pozornie niewielka zmiana pozwoliła na oszczędność ok. 70 minut w trakcie dnia. Kluczowe w tych zmianach jest zaangażowanie i świadomość procesowa pracowników. Bez ich indywidualnej pracy i poczucia odpowiedzialności za realizowany proces nie uda się osiągnąć pełnego sukcesu – mówi Paweł Ocibiński.</p>
</blockquote><p>Ze zmiany skorzystali pracownicy. W efekcie wykazywali pozytywne nastawienie do wprowadzania kolejnych optymalizacji, takich jak automatyzacja czy robotyzacja.</p><p>Kolejnym krokiem do wykonania jest opisanie i dogłębne poznanie wszystkich obsługiwanych procesów. Na tym etapie warto stworzyć instrukcję oraz mapy dla procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, które w czytelny sposób obrazują każdy krok w procesie i wizualizują potencjalne problemy czy marnotrawstwa. Jasna instrukcja pozwala pracownikowi na efektywne i bezpieczne operowanie procesem lub jego częścią, ponadto wpływa też na jego komfort pracy, bo czuje się on pewniej.</p><p>Oprócz instrukcji procesowych pomocny jest plan ciągłości działania na wypadek awarii urządzeń.</p><blockquote>
<p>– Warto mieć rezerwowe urządzenia i przejrzyste instrukcje. To sposób na zabezpieczenie ciągłości w zarządzaniu dokumentacją – argumentuje Paweł Ocibiński.</p>
</blockquote><h3 style="text-align:left;">Automatyzacja w parze z digitalizacją</h3><p>Po wprowadzeniu tych usprawnień i po edukacji pracowników pod kątem świadomości procesowej, można zająć się automatyzacją.</p><blockquote>
<p>– Jest ona tak samo ważna jak digitalizacja. Te pojęcia są ze sobą często mocno powiązane – tłumaczy Paweł Ocibiński.</p>
</blockquote><p>Które czynności wykonywane ręcznie przez człowieka mogą być wykonywane automatycznie przez maszyny? Na przykład znakowanie dokumentów. Oczywiście, żeby znakowanie przebiegało automatycznie, potrzebna jest ich wcześniejsza digitalizacja.</p><blockquote>
<p>– Pieczątki zostały zastąpione znakami wodnymi, które są nanoszone automatycznie na dokumenty w formacie PDF przez napisaną przez nas aplikację – przybliża Paweł Ocibiński.</p>
</blockquote><p>Innym przydatnym usprawnieniem jest automatyzacja pocztowej książki nadawczej, która dziś w Kancelarii Impel Business Solutions jest kompleksowym narzędziem pełniącym funkcję nie tylko zestawienia wysłanych dokumentów, ale również sprawdzającym się w efektywnym rozliczaniu kosztów.</p><p>Kolejnym z usprawnień jest nowy model katalogowania dokumentów w niektórych procesach digitalizacyjnych. Skanuje się w nich nawet po kilkaset dokumentów naraz na jednym urządzeniu. Aby w efekcie powstał osobny plik cyfrowy dla każdego dokumentu, kiedyś konieczne było oznakowanie ich kodami kreskowymi, które pełniły rolę separatora.</p><blockquote>
<p>– Dziś skanujemy wszystkie dokumenty w danym procesie do jednego zbiorczego pliku, a ich separacją zajmuje się napisana przez nas aplikacja, która analizuje ich treść i automatycznie rozdziela je na osobne pliki PDF na podstawie słów kluczowych. Należy jednak pamiętać, że zastosowanie takiego rozwiązania musi być przemyślane pod kątem procesowym, ponieważ w części procesów digitalizacyjnych fizyczne kody kreskowe są nośnikiem informacji o dokumencie i pełnią istotną rolę, np. podczas archiwizacji – wyjaśnia Paweł Ocibiński. Takie rozwiązanie bardzo przyspiesza proces przygotowania dokumentów do skanowania oraz eliminuje koszty związane z koniecznością drukowania bądź kupowania naklejek z kodami kreskowymi.</p>
</blockquote><p>Dzięki nowym technologiom: digitalizacji, automatyzacji, a także dzięki takim urządzeniom jak szafy korespondencyjne, zarządzanie dokumentacją przebiega szybciej, taniej i skuteczniej. To wszystko pozytywnie wpływa na działanie organizacji.</p>
                        
                         
 
                        <div class="googleads-article">
<!-- script async src="https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js"></script -->
<!-- vManager - w treści artykułu 2 -->
<ins class="adsbygoogle"
     style="display:block"
     data-ad-client="ca-pub-6177099932506559"
     data-ad-slot="9192484574"
     data-ad-format="auto"
     data-full-width-responsive="true"></ins>
<script>
     (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
</script>
                        </div>


                           
                    </div>
                    
                    <div class="text-center">
                                        </div>

                                            
                      
                        
                        
                    
                                        
                                            <div class="nav-table tags mt05">
                            <div>Tagi:</div>    
                            <div>
                                                                    <a href="/wyszukiwarka/artykuly?phrase=automatyzacja" class="label label-default">automatyzacja</a>
                                                                    <a href="/wyszukiwarka/artykuly?phrase=zarządzanie+dokumentacją" class="label label-default">zarządzanie dokumentacją</a>
                                                                    <a href="/wyszukiwarka/artykuly?phrase=IMPEL" class="label label-default">IMPEL</a>
                                                                    <a href="/wyszukiwarka/artykuly?phrase=szafy+korespondencyjne" class="label label-default">szafy korespondencyjne</a>
                                                            </div>
                        </div>
                                            
                        
                    <div id="fb-root"></div>
                    <!--script async defer crossorigin="anonymous" src="https://connect.facebook.net/pl_PL/sdk.js#xfbml=1&version=v12.0" nonce="2g9iczzS"></script-->
                    
<script>
//<![CDATA[
var lx=!1;window.addEventListener("scroll",function(){(0!=document.documentElement.scrollTop&&!1===lx||0!=document.body.scrollTop&&!1===lx)&&(!function(){var e=document.createElement("script");e.type="text/javascript",e.async=!0,e.src="https://connect.facebook.net/pl_PL/sdk.js#xfbml=1&version=v12.0";var a=document.getElementsByTagName("script")[0];a.parentNode.insertBefore(e,a)}(),lx=!0)},!0);
//]]>
</script>
                    
                    <div class="social text-center mb1">
                        <div class="fb-like" data-href="https://www.ksiegowosc.org/artykuly/szczegoly/67754_szafy-korespondencyjne-usprawnienie-na-nowe-czasy" data-width="" data-layout="button" data-action="like" data-show-faces="false" data-share="true"></div>
                    </div>

                    
                    <div id="articles">    
                        
                    
                                    ";i:1;N;}i:1;O:25:"yii\caching\TagDependency":3:{s:4:"tags";a:2:{i:0;s:13:"article_67754";i:1;s:8:"articles";}s:4:"data";a:2:{s:32:"3e5a885bebd63ef12b8d1e8451634b86";s:21:"0.81317200 1746668264";s:32:"9f4ebfa1b76d6bc6617aec9034853422";s:21:"0.22954000 1749980350";}s:8:"reusable";b:0;}}
Creat By MiNi SheLL
Email: jattceo@gmail.com